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Troppe video-riunioni su Zoom? Come sopravvivere con i consigli di Zoom

(reuters)
I trucchi sono: tempi prefissati, giorni liberi, uso migliore delle mail e soprattutto saper porre confini per proteggere il nostro tempo privato
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Parliamoci chiaro: ne siamo tutti stufi. Nella prima fase della pandemia da coronavirus, l’utilizzo di Zoom e degli altri strumenti per le riunioni online poteva anche essere piacevole, perfino elettrizzante. Ci stavamo abituando a un mondo nuovo cui era stata impressa una drastica accelerazione digitale, e il fatto di sostituire gli incontri di persona con quelli online permetteva non solo di proseguire senza (troppe) difficoltà nelle riunioni di lavoro, ma anche di restare in contatto con amici e familiari.

 

Ma dopo un po’ è arrivata la stanchezza. Chi ha mantenuto anche negli ultimi mesi l’abitudine degli “aperitivi in call”? Chi non ha l’impressione che le riunioni online siano diventate talmente numerose da influenzare negativamente la produttività, la soddisfazione sul lavoro e anche l’equilibrio tra vita personale e vita privata? Questa non stop di schermi che ospitano volti parlanti è diventata estenuante (secondo gli studi, ancora di più per le donne).

 

Era inevitabile che questa esperienza la affrontasse anche la persona che Zoom l’ha inventato: il Ceo, Eric Yuan, che scrivendo sul sito della Cnn ha ammesso quanto sia stato difficile anche per lui “passare improvvisamente da un ambiente sociale vissuto di persona a un mondo in cui vediamo solo immagini di volti su schermo”. Così, dopo avere dovuto affrontare una giornata record con 19 video-riunioni (“è stata una lotta arrivare fino alla fine”, ha ammesso), Yuan ha deciso di mettere nero su bianco una serie di consigli per chi ogni giorno si trova ad affrontare più videoconferenze.

 

 

Che cosa fare per sopravvivere alle video-riunioni
Prima di tutto, è fondamentale prendersi qualche pausa dal computer: alzarsi, sgranchirsi le gambe, riposa gli occhi e il cervello. A questo scopo è utile che gli incontri da remoto abbiamo una durata prefissata di 25 o 55 minuti (o anche meno), per riposare tra una e l’altra e arginare la tendenza a riunioni fiume che si protraggono senza una particolare ragione. Un altro caso ancora è quello delle riunioni online che non hanno alcuna ragione di essere: lo stesso Yuan ha ricordato l’importanza di utilizzare maggiormente la mail o le chat interne degli uffici, limitando le video-riunioni alle sole occasioni in cui avremmo ritenuto opportuno organizzare una riunione anche nel mondo reale.

 

Inoltre, più volte è stato sottolineato quanto sia utile chiudere la finestra che mostra l’immagine del nostro volto, così da poter guardare i colleghi senza essere ossessionati da come appariamo ai loro occhi. Può sembrare una cosa da poco, ma molti studi hanno analizzato quanto e perché quella finestrella che ospita il nostro volto causi una quantità notevole di stress.

 

Secondo Yuan, infine, assicurare ai dipendenti che ci saranno giorni in cui nessuna riunione online sarà programmata può alleviare lo stress da eccessive videoconferenze, così com’è importante che si evitino quelle di sera e nei weekend: in un momento in cui stiamo lavorando tutti da casa, è cruciale che siano ben chiari i confini che separano la vita professionale da quella privata. Soprattutto ora che ci stiamo preparando al rientro.

 

 

La nostra vita dopo le video-riunioni
A proposito di rientro, come sarà il ritorno alla vita lavorativa normale? “Credo che ci ritroveremo a metà strada tra un lavoro pienamente di persona e pienamente da remoto”, ha aggiunto Yuan. Lo conferma anche un’analisi del Boston Consulting Group, secondo cui le aziende si attendono che almeno un terzo dei dipendenti continuerà a lavorare da remoto anche in futuro, mentre il 70% dei manager interpellati ha ammesso di essere meglio disposto rispetto al passato nei confronti dello smart working.

 

Al netto di tutto questo, bisognerà capire quanti dipendenti, almeno alla ripartenza, vorranno continuare a lavorare da casa e incontrare ancora i colleghi solo sotto forma di volti su uno schermo. Pur con l’aiuto dei consigli di mr. Zoom.